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Cahier des charges

Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. En interne (En France, ce nom désigne un médecin, un pharmacien ou un chirurgien-dentiste, à la fois en activité et en formation à l'hôpital ou en cabinet pendant une durée variable selon le "Diplôme...), le cahier des charges (Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités...) sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout (Le tout compris comme ensemble de ce qui existe est souvent interprété comme le monde ou l'univers.) le monde (Le mot monde peut désigner :) est d'accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet (Un projet est un engagement irréversible de résultat incertain, non reproductible a priori à l’identique, nécessitant le concours et l’intégration d’une grande diversité de contribution,...). Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe interne, ce qui en fait un outil (Un outil est un objet finalisé utilisé par un être vivant dans le but d'augmenter son efficacité naturelle dans l'action. Cette augmentation se traduit par la simplification des actions...) fondamental de communication (La communication concerne aussi bien l'homme (communication intra-psychique, interpersonnelle, groupale...) que l'animal (communication intra- ou inter- espèces) ou la machine (télécommunications, nouvelles...) du chef de projet (Un chef de projet, en informatique est la personne chargée de contrôler le bon déroulement du développement d'un logiciel informatique. Par extension, le terme chef de projet s'applique dans d'autres...).

Le cahier des charges est un document (Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d'une information.) contractuel il fait office de contrat entre le client (Le mot client a plusieurs acceptations :) et le prestataire de service.

Les entreprises se basent sur le cahier de charges pour estimer le coût de réalisation du produit dans le cas d'un appel d'offre. Il est donc le premier pas vers un projet maîtrisé.

Un cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un outil requis pour déceler et exprimer le besoin (Les besoins se situent au niveau de l'interaction entre l'individu et l'environnement. Il est souvent fait un classement des besoins humains en trois grandes catégories : les besoins primaires, les besoins secondaires et les besoins...) par une approche systémique (La systémique - du grec « systema », « ensemble organisé » - est une méthode scientifique qui...).

Il faut se poser les bonnes questions

  • Dans quel(s) but(s) faire ce projet ?
  • Comment le mettre en place ?
  • Qu'est-ce que l'on gagne avec ce projet ?
  • Qu'est-ce que l'on perd si on ne le fait pas ?
  • Qui va s'assurer du suivi du produit ?
  • Qui va s'assurer de la demande du projet?

Penser à faire participer un maximum d'utilisateurs du produit pour savoir quels sont les besoins de chacun par rapport à ce produit.

Structure du cahier des charges

Rédaction d'un cahier de charges

Il faut savoir que le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. En général, il est constitué de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la Maîtrise (La maîtrise est un grade ou un diplôme universitaire correspondant au grade ou titre de « maître ». Il existe dans plusieurs pays et correspond à différents niveaux selon ceux-ci.) d'ouvrage et de la Maîtrise d'œuvre (MOA et MOE), procédures de validation, etc. La seconde ( Seconde est le féminin de l'adjectif second, qui vient immédiatement après le premier ou qui s'ajoute à quelque chose de nature identique. La seconde est une unité de mesure du temps. La seconde d'arc est une mesure...) énumère les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations attendues. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, etc.

Les conditions juridiques à inclure dans un cahier des charges

La participation d'un juriste dans la rédaction du cahier de charges est primordiale, car elle assure au minimum le résultat en cas de problèmes imprévus. En effet, l'expérience montre que c'est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d'être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.

Pour éviter d'en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction et donc la négociation (La négociation est la recherche d'un accord, centrée sur des intérêts matériels ou des enjeux quantifiables entre deux ou plusieurs interlocuteurs (on ne négocie pas avec soi-même, on délibère), dans un temps limité. Cette...) du contrat final et garantit un commencement du projet dans un cadre juridique partagé.

Précisément, il y a trois conditions juridiques à inclure dans le cahier des charges :

  • un planning précis (des dates, des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité en cas de retard) ;
  • les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour créer le site (textes, photos, images...) ;
  • les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).

En outre, il est important de noter que, en droit français, le vendeur d'un bien ou d'un service est tenu à une obligation générale d'information vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier).

Partie technique dans un Cahier des Charges

La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget (Un budget est un document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses.) de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

On peut aussi faire appel à un expert pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques pour un budget compris entre 300 et 500 euros.

Exemple de cahier des charges d'un site Internet (Internet est le réseau informatique mondial qui rend accessibles au public des services variés comme le courrier électronique, la messagerie instantanée et le World Wide Web, en utilisant le protocole de communication...)

Chapitre 1 – Présentation du projet
  • Contexte (Le contexte d'un évènement inclut les circonstances et conditions qui l'entourent; le contexte d'un mot, d'une phrase ou d'un texte inclut...)
    • Historique
  • Objet (De manière générale, le mot objet (du latin objectum, 1361) désigne une entité définie dans un espace à trois dimensions, qui a une fonction précise, et qui peut...) du projet
  • Organisation (Une organisation est) du projet
    • Comité de pilotage (Le comité de pilotage est un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d'un projet au sein d'une entreprise.)
    • Groupe de projet
    • Maîtrise d’ouvrage
    • Maîtrise d’œuvre
    • Prestataire
  • Environnement (L'environnement est tout ce qui nous entoure. C'est l'ensemble des éléments naturels et artificiels au sein duquel se déroule la vie humaine. Avec les enjeux écologiques actuels, le terme environnement tend...) du projet
    • Existant fonctionnel
    • Existant technique
Chapitre 2 - Description du futur site
  • Périmètre (Le périmètre d'une figure plane est la longueur du bord de cette figure. Le calcul du périmètre sert par exemple à déterminer la quantité de grillage nécessaire à la clôture d'un terrain, le nombre...) du projet
    • Positionnement (On peut définir le positionnement comme un choix stratégique qui cherche à donner à une offre (produit, marque ou enseigne) une position crédible, différente et...) du futur site
    • Description générale du projet
  • Description des besoins fonctionnels
    • Besoins fonctionnels en " front office "
    • Besoins fonctionnels en " back office "
    • Points clés fonctionnels
  • Description des besoins techniques
    • Architecture (L’architecture peut se définir comme l’art de bâtir des édifices.) technique
    • Configuration logicielle
    • Configuration matérielle
    • Sécurité
  • Reprise de l’existant
Chapitre 3 - Prestations attendues
  • Présentation des prestations attendues
  • Cadre de la réponse
    • Informations générales
    • Documents à remettre lors de l’appel d’offre
    • Bordereau de prix
    • Critères de choix
  • Exigences
    • Exigences techniques
    • Exigences ergonomiques et graphiques
Annexes
Contact

Source : "Conduite de projet web" Edition Eyrolles, seconde édition.

Source: Wikipédia publiée sous licence CC-BY-SA 3.0.

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