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Progiciel de gestion intégré

Un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon le grand dictionnaire terminologique, un " logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise, en intégrant l'ensemble (En théorie des ensembles, un ensemble désigne intuitivement une collection d’objets (les éléments de l'ensemble), « une multitude qui peut être comprise comme un...) des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique (Le commerce électronique (e-commerce, en anglais) désigne l'échange de biens et de services entre deux entités sur les réseaux informatiques, notamment Internet. Il représente un marché de 10 milliards...). "

Le terme "ERP" provient du nom de la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning) utilisée depuis les années 70 pour la gestion et la planification (La planification est la programmation d'actions et d'opérations à mener) de la production industrielle.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout (Le tout compris comme ensemble de ce qui existe est souvent interprété comme le monde ou l'univers.) en partageant une base de données (En informatique, une base de données (Abr. : « BD » ou « BDD ») est un lot d'informations stockées dans un dispositif informatique. Les technologies existantes...) unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation (En géographie, la situation est un concept spatial permettant la localisation relative d'un espace par rapport à son environnement proche ou non. Il inscrit un lieu dans un cadre plus général afin de le qualifier à...) préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (ex : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…)

L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage (L’usage est l'action de se servir de quelque chose.) systématique (En sciences de la vie et en histoire naturelle, la systématique est la science qui a pour objet de dénombrer et de classer les taxons dans un certain ordre, basé sur des principes divers. Elle ne doit pas être confondue...) de ce qu'on appelle un moteur (Un moteur (du latin mōtor : « celui qui remue ») est un dispositif qui déplace de la matière en apportant de la puissance. Il effectue ce travail à partir d'une...) de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée (Dans les technologies de l'information (TI), une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d'une chose, d'une transaction d'affaire, d'un événement, etc.) est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin (Les besoins se situent au niveau de l'interaction entre l'individu et l'environnement. Il est souvent fait un classement des besoins humains en trois grandes catégories : les besoins primaires, les...), selon une programmation (La programmation dans le domaine informatique est l'ensemble des activités qui permettent l'écriture des programmes informatiques. C'est une étape importante de la conception de logiciel (voire de matériel, cf....) prédéfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

Les principaux éditeurs d'ERP sont regroupés au sein (Le sein (du latin sinus, « courbure, sinuosité, pli ») ou la poitrine dans son ensemble, constitue la région ventrale supérieure du torse d'un animal, et en particulier celle des mammifères...) d'associations :

  • BASDA pour Business Application Software Developers Association
  • BSA pour Business Software Alliance.

Exemples

Avantages

Les ERP/PGI (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

  • optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
  • cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par...) articles, un seul fichier clients, etc.) ;
  • intégrité et unicité du Système d'information ;
  • partage du même système d’information facilitant la communication (La communication concerne aussi bien l'homme (communication intra-psychique, interpersonnelle, groupale...) que l'animal (communication intra- ou inter- espèces) ou la machine (télécommunications, nouvelles technologies...), ainsi que leurs...) interne (En France, ce nom désigne un médecin, un pharmacien ou un chirurgien-dentiste, à la fois en activité et en formation à l'hôpital ou...) et externe ;
  • minimisation des coûts : pas d’interface (Une interface est une zone, réelle ou virtuelle qui sépare deux éléments. L’interface désigne ainsi ce que chaque élément a besoin de connaître de l’autre pour pouvoir fonctionner correctement.) entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique (L´informatique - contraction d´information et automatique - est le domaine d'activité scientifique, technique et industriel en rapport avec...) de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;
  • globalisation de la formation (même logique (La logique (du grec logikê, dérivé de logos (λόγος), terme inventé par Xénocrate signifiant à la fois raison,...), même ergonomie) ;
  • maîtrise (La maîtrise est un grade ou un diplôme universitaire correspondant au grade ou titre de « maître ». Il existe dans plusieurs pays et correspond à...) des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;

Ce dernier point (Graphie) est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation (Une organisation est) des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le " cadre normatif " de l'ERP/PGI.

Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge :

  • plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.) ;
  • plusieurs périodes (exercices comptables par exemple) ;
  • plusieurs devises ;
  • plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;
  • plusieurs législations ;
  • plusieurs plans de comptes ;
  • plusieurs axes d’analyse en informatique décisionnelle.

Inconvénients

Les ERP/PGI ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

  • coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel);
  • périmètre (Le périmètre (du grec ancien : perimetros, mesure du tour) désigne la longueur totale du contour d'une surface. Le périmètre désigne aussi la ligne de forme quelconque qui ferme une surface, elle...) fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel (Un progiciel est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet, plus ou moins clés en main. Le terme résulte de la contraction des mots produit et logiciel (mot-valise). Plus récemment sont apparus des...) est parfois sous-utilisé) ;
  • lourdeur et rigidité de mise en œuvre ;
  • difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;
  • nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande (Commande : terme utilisé dans de nombreux domaines, généralement il désigne un ordre ou un souhait impératif.) et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard de l'ERP/PGI aux besoins de l'entreprise)
  • nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;
  • nécessité d'une maintenance continue ;
  • captivité vis à vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer.

Une offre " packagée " commence toutefois à apparaître, avec des produits d'inspiration bureautique (Le terme de bureautique désigne la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau, soit les processus de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents.), reposant sur les bases de données les plus diffusées du marché : MSSQL, MySQL, Oracle. Ces produits sont généralement diffusés par des éditeurs spécialisés en Gestion de la Production (La gestion de la production est l'ensemble des activités qui participent à :). Les inconvénients cités ici sont alors moindres.

De plus, l'émergence récente de plusieurs ERP libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition (En général l'acquisition est l'action qui consiste à obtenir une information ou à acquérir un bien.) des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.

Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet (Un projet est un engagement irréversible de résultat incertain, non reproductible a priori à l’identique, nécessitant le concours et...) ERP. Le vrai coût est celui du temps (Le temps est un concept développé par l'être humain pour appréhender le changement dans le monde.) passé (Le passé est d'abord un concept lié au temps : il est constitué de l'ensemble des configurations successives du monde et s'oppose au futur sur une échelle...) en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Bref, il ne faut pas croire aux miracles et pour aborder les choses de façon sérieuse, il faut se dire que rien n'est gratuit, qu'il faut travailler avec des professionnels, que l'expérience dans l'industrie ainsi que la proximité se paient. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail (La première conception d'une méthode de travail est celle d'une marche à suivre pour réussir, évoquant une recette de cuisine, une solution miracle. (C'est d'ailleurs cette conception que sous-entend la définition...) égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement (L'environnement est tout ce qui nous entoure. C'est l'ensemble des éléments naturels et artificiels au sein duquel se déroule la vie humaine. Avec les enjeux écologiques actuels, le terme...) très concurrentiel.

Impact

Les progiciels de gestion intégrés permettent à l'entreprise une meilleure maîtrise de ses activités de production. Le paradigme sur lequel ils se basent repose essentiellement sur une optimisation de l'utilisation des ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Le PGI induit (L'induit est un organe généralement électromagnétique utilisé en électrotechnique chargé de recevoir l'induction de l'inducteur et de la transformer en électricité (générateur) ou en force...) donc une orientation (Au sens littéral, l'orientation désigne ou matérialise la direction de l'Orient (lever du soleil à l'équinoxe) et des points cardinaux (nord de la boussole) ;) stratégique vers la réduction des coûts comme vecteur (En mathématiques, un vecteur est un élément d'un espace vectoriel, ce qui permet d'effectuer des opérations d'addition et de multiplication par un scalaire. Un n-uplet peut constituer un...) essentiel de la création de valeur donc de la croissance de l'entreprise. Ce modèle est critiqué depuis le début des années 1990 car il met l'entreprise (et éventuellement ses fournisseurs) au centre de l'attention, au détriment du client (Le mot client a plusieurs acceptations :). Les principaux éditeurs de PGI se sont donc efforcés d'intégrer des fonctionnalités marketing (Le marketing (on utilise aussi parfois — dans 7% des cas, d'après les chiffres donnés par Google — le néologisme français mercatique) est une...) afin d'évoluer vers le nouveau modèle de la gestion de la relation client.

Évolution

Les progiciels de gestion intégrés ont connu leur essor en profitant de l'évolution nécessaire des systèmes d'information pour le passage de l'an 2000 puis pour la mise en place de l'euro. En effet, il était séduisant de remplacer tous les logiciels de gestion de l'entreprise par un intégré offrant " l'état de l'art " plutôt que d'engager des corrections des programmes existants plus ou moins anciens.

Si cette démarche a parfois donné lieu à des démarrages dans l'urgence, l’enjeu de la mise en place d'un PGI aujourd'hui n'est plus de passer (Le genre Passer a été créé par le zoologiste français Mathurin Jacques Brisson (1723-1806) en 1760.) l'an 2000, mais d'optimiser la gestion des flux (Le mot flux (du latin fluxus, écoulement) désigne en général un ensemble d'éléments (informations / données, énergie, matière, ...) évoluant dans un sens commun. Plus précisément le terme est employé...) logistiques et financiers de l'entreprise. Dans ce contexte (Le contexte d'un évènement inclut les circonstances et conditions qui l'entourent; le contexte d'un mot, d'une phrase ou d'un texte inclut les mots qui l'entourent. Le concept de contexte issu traditionnellement de...), les logiciels de niche deviennent de plus en plus concurrentiels face à de grands PGI qui, certes, ont une vaste couverture fonctionnelle (En mathématiques, le terme fonctionnelle se réfère à certaines fonctions. Initialement, le terme désignait les fonctions qui en prennent d'autres en argument. Aujourd'hui, le terme a été étendu,...), mais qui, une fois sortis de leur cœur de métier, traitent de manière plus complexe (voire moyenne) certaines fonctions.

D'autre part, l'intégration technique des traitements et des données arrive à un niveau de complexité (La complexité est une notion utilisée en philosophie, épistémologie (par exemple par Anthony Wilden ou Edgar Morin), en physique, en biologie (par...) à la limite du gérable (une correction pouvant avoir des impacts sur tout un ensemble de fonction, avec souvent des corrections pré-requises, co-requises et sous-requises). La plupart de ces progiciels ont désormais un module dédié à la gestion de ces corrections (le module qui gère les modules).

Un virage fonctionnel et technique est en passe d'être pris vers la distribution des fonctions en différentes applications, indépendantes techniquement et interfacées avec le noyau du PGI, le tout agencé autour (Autour est le nom que la nomenclature aviaire en langue française (mise à jour) donne à 31 espèces d'oiseaux qui, soit...) d’un EAI. Cette architecture (Architectures est une série documentaire proposée par Frédéric Campain et Richard Copans, diffusé sur Arte depuis 1995.) permettra d’intégrer des applications centrées sur une fonction ou un métier particulier comme la gestion des dépôts (IMS), la gestion des ateliers (MES), la gestion des laboratoires (LIMS), etc. Conciliant la profondeur métier avec l’intégration, tout en gardant l’indépendance de maintenance de chaque application.

Cette démarche est aujourd’hui embryonnaire, tant au niveau de la performance des architectures techniques que des méthodes de construction fonctionnelle de telles solutions. Mais l’évolution est engagée depuis quelques années dans la structure technique des progiciels et s'accélère.

Bibliographie

Source: Wikipédia publiée sous licence CC-BY-SA 3.0.

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