Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe interne, ce qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet.
Le cahier des charges est un document contractuel il fait office de contrat entre le client et le prestataire de service.
Les entreprises se basent sur le cahier de charges pour estimer le coût de réalisation du produit dans le cas d'un appel d'offre. Il est donc le premier pas vers un projet maîtrisé.
Un cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un outil requis pour déceler et exprimer le besoin par une approche systémique.
Penser à faire participer un maximum d'utilisateurs du produit pour savoir quels sont les besoins de chacun par rapport à ce produit.
Il faut savoir que le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. En général, il est constitué de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la Maîtrise d'ouvrage et de la Maîtrise d'œuvre (MOA et MOE), procédures de validation, etc. La seconde énumère les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations attendues. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, etc.
La participation d'un juriste dans la rédaction du cahier de charges est primordiale, car elle assure au minimum le résultat en cas de problèmes imprévus. En effet, l'expérience montre que c'est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d'être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.
Pour éviter d'en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction et donc la négociation du contrat final et garantit un commencement du projet dans un cadre juridique partagé.
Précisément, il y a trois conditions juridiques à inclure dans le cahier des charges :
En outre, il est important de noter que, en droit français, le vendeur d'un bien ou d'un service est tenu à une obligation générale d'information vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier).
La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.
On peut aussi faire appel à un expert pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques pour un budget compris entre 300 et 500 euros.
Source : "Conduite de projet web" Edition Eyrolles, seconde édition.