Les personnes morales de droit public qui collectent ou qui traitent des informations nominatives de manière automatisée sont soumises à des obligations préalables de déclarations ou de demandes d'avis auprès de la CCIN. Les formalités prévues par la loi sont de nature différente :
- Pour le secteur privé, la formalité est déclarative.
- Pour le secteur public, la formalité prend la forme d'une demande d'avis soumise à la C.C.I.N.
Il est à noter que la CCIN enregistre des traitements automatisés et non pas des fichiers. A la différence d'un fichier, un traitement automatisé d'informations nominatives fait appel à un ensemble d'informations qui, associées à des logiciels, permettent de poursuivre une finalité déterminée. Ainsi, ne sont pas soumis à déclaration ou demande d'avis les fichiers non automatisés ou mécanographiques.