Rédaction d'un cahier de charges
Il faut savoir que le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. En général, il est constitué de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la Maîtrise d'ouvrage et de la Maîtrise d'œuvre (MOA et MOE), procédures de validation, etc. La seconde énumère les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations attendues. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, etc.
Les conditions juridiques à inclure dans un cahier des charges
La participation d'un juriste dans la rédaction du cahier de charges est primordiale, car elle assure au minimum le résultat en cas de problèmes imprévus. En effet, l'expérience montre que c'est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d'être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.
Pour éviter d'en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction et donc la négociation du contrat final et garantit un commencement du projet dans un cadre juridique partagé.
Précisément, il y a trois conditions juridiques à inclure dans le cahier des charges :
- un planning précis (des dates, des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité en cas de retard) ;
- les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour créer le site (textes, photos, images...) ;
- les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).
En outre, il est important de noter que, en droit français, le vendeur d'un bien ou d'un service est tenu à une obligation générale d'information vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre I, titre I, chapitre I).
Partie technique dans un Cahier des Charges
La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.
On peut aussi faire appel à un expert pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques pour un budget compris entre 300 et 500 euros.
Exemple de cahier des charges d'un site Internet
Chapitre 1 – Présentation du projet
Chapitre 2 - Description du futur site
- Périmètre du projet
- Positionnement du futur site
- Description générale du projet
- Description des besoins fonctionnels
- Besoins fonctionnels en « front office »
- Besoins fonctionnels en « back office »
- Points clés fonctionnels
- Description des besoins techniques
- Architecture technique
- Configuration logicielle
- Configuration matérielle
- Sécurité
- Reprise de l’existant
Chapitre 3 - Prestations attendues
- Présentation des prestations attendues
- Cadre de la réponse
- Informations générales
- Documents à remettre lors de l’appel d’offre
- Bordereau de prix
- Critères de choix
- Exigences
- Exigences techniques
- Exigences ergonomiques et graphiques
Annexes
Contact
Source : "Conduite de projet web" Edition Eyrolles, seconde édition.