Système d'archivage électronique

Système d'Archivage Électronique également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic records Management System) dans les pays anglophones. Dans le SAE, le mot "Archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers".

Le département de la Défense des États-Unis (DoD) a mis en place un standard "DoD 5015-2" qui est devenu de facto la définition des fonctionnalités des applications de type "SAE" aux États-Unis. Ce standard n'a aucune valeur en France ni en Europe sauf pour les filiales américaines. Le vieux continent est davantage influencé par le MOREQ qui est une spécification européenne précisant les exigences de l'archivage électronique à des fins de preuve. En France, le SAE a sa norme depuis mars 2009. Il s'agit de la norme AFNOR NF Z 42-013

Un SAE doit intégrer les concepts suivantes:

Le SAE doit être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Pour ce faire, une SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d'import, Web Service, SOA, ...).

Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de metadonnées qui décrivent le document versé. La norme ISO 15836:2003 (Dublin Core) peut être utilisée pour structurer les metadonnées minimales quel que soit le type de document versé dans le SAE. Certaines normes comme la DoD 5015-2 ou le MoReq précisent les metadonnées obligatoires et facultatives à verser pour être en conformité avec ces recommandations ou spécifications.

De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. Cet enregistrement unique est appelé "Record". La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management.

Le plan de classement permet d'organiser les documents dans le SAE. Dans certaines recommandations orientées Record Management comme le MOREQ, le plan de classement est un élément obligatoire et indispensable. Pour d'autres spécifications ou normes SAE comme par exemple la norme Française NF Z 42-013, ce plan de classement est facultatif. Il est alors jugé plus important d'assurer l'intégrité, la sécurité et la pérennité des documents plutôt que leur représentation dans un plan de classement. Dans tous les cas, les documents versés dans un SAE peuvent s'intégrer dans un plan de classement d'une manière automatique. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d'une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées.

Dans le cadre de la mise en place d’un SAE qui doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un Coffre-fort numérique. Afin d'assurer l'intégrité d'un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit être prise au moment du stockage du fichier. Cette empreinte correspond à une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage) qui identifie sans ambiguïté le document. L'empreinte ne permet pas de reconstruire le document mais elle doit pouvoir être conservée dans le coffre-fort avec le document archivé. Si nécessaire, un nouveau calcul d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée prouvant ainsi l'intégrité du document conservé. Pour assurer une sécurité complémentaire, l'empreinte calculée au moment de l'archivage du document dans le coffre-fort électronique, pourra être présentée à un tiers horodateur. Ce tiers de confiance générera un jeton d'horodatage à partir de l'empreinte confiée. Ce jeton sera conservé dans le coffre-fort avec le document et son empreinte. En cas de doute sur l'empreinte présente dans le coffre-fort, le jeton du tiers horodateur pourra constituer la preuve de l'intégrité de l'empreinte et donc du document associé. Le stockage des documents, des empreintes et des jetons d'horodatage pourront se faire sur des supports WORM au sein du coffre-fort numérique afin d'assurer une intégrité complémentaire des données archivées.

Un document versé possède un délai de conservation légale et un délai de conservation administratif. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le record qui permet d'identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE.

Ce tableau (que vous pouvez compléter) référence les différents types de documents, les délais de conservation et les textes applicables.

Droit du travail

Le registre des mises en demeure, comportant les observations et mises en demeure de l'inspecteur du travail en matière d'hygiène et de sécurité prévu par l'article L. 620-4 du code du travail a été supprimé par l'ordonnance du 24 juin 2004. Néanmoins, l'article L. 4711-3 du code du travail maintient pour l'employeur l'obligation de conserver les documents en matière d'hygiène et de sécurité pendant 5 ans.

Pièces et Contrats Commerciaux