Archivage électronique

L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de "stockage" ou de "sauvegarde", il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer "conservation".

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en oeuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

Il convient de bien dissocier l’archivage et la conservation :

- du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus ;

- de la sauvegarde, qui peut être définie comme étant l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plans de reprise d'activité ou de continuité d'activité - PRA/PCA). Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.

Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion en un seul fichier de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour, au stockage ou au transfert par réseau.

L'archivage peut être simple (format tar, par exemple), ou bien combiné avec du compactage (tar.gz, tar.bz2, zip, rar, ace etc.)

Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte, plutôt que dans un format natif pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel.

Lois et règlements

L'archivage électronique de documents est régi par :

• des règles de droit, en vertu desquelles les archives peuvent avoir valeur de preuve,
• des normes techniques,
• des règles de droit protégeant la vie privée, notamment par l'organisation d'un "droit à l'oubli".

Législation relative à l'archivage

Les informations qui suivent ne s'appliquent pas totalement aux archives publiques électroniques, qui sont soumises à des obligations spécifiques de conservation et de versement dans un service d'archives public. La destruction d'archives publiques sous quelque forme qu'elles se présentent sans autorisation de l'administration des archives est un délit.

• La loi du 13 mars 2000 contient plusieurs dispositions relatives au droit de la preuve. Elle modifie le Code civil français : l'article 1316-1 (version en vigueur) admet l'écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier à condition qu'il soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L'article 1348 (version en vigueur) précise ce qu'est une copie faisant foi.

• L'article L134-2 du code de la consommation (version en vigueur), introduit par la loi pour la confiance dans l’économie numérique en juin 2004, impose l'archivage d'un écrit prouvant l'existence de tout contrat établi sous forme électronique et portant sur une somme supérieure à une certaine limite. Cette limite a été fixée à 120 euros par le décret n°2005-137 du 16 février 2005. Cette disposition, qui concerne en particulier les sites Internet de commerce électronique, vise à faciliter le règlement des litiges. La durée légale de l'archivage est de 10 ans, ce qui correspond au délai de prescription dans les contrats classiques.

• Le Code général des impôts : les articles 289 et suivants fixent les règles relatives à la conservation des factures électroniques.

Normes en usage

Des normes non obligatoires fournissent aux organisations une marche à suivre pour assurer l'archivage de ses documents :

• la norme NF Z 42-013, publiée en 1999, est la plus connue en France. Elle précise des procédures techniques et organisationnelles permettant de garantir l'intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution. La norme a été publiée à une époque où l'écrit électronique ne pouvait constituer qu'un commencement de preuve et non une preuve de même niveau que l'écrit sous forme papier (art. 1316-1 du Code civil). Une nouvelle version a été adoptée le 4 février 2009.
• la norme NF Z 43-400, homologuée le 20 août 2005, traite des COM/COLD.

L'OAIS (Open Archive Information System) est un modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation longue de documents numériques. Il correspond à la norme ISO 14721:2003 (Systèmes de transfert des informations et données spatiales - Système ouvert d’archivage de l’information - Modèle de référence).

Le « droit à l'oubli »

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) recommande aux détenteurs de données numériques d'adopter une politique d'archivage différenciée selon la nature des données conservées, afin de concilier les besoins d'exploitation des données avec le respect de la vie privée et le « droit à l'oubli » instauré par la loi informatique et libertés. La CNIL reprend pour ce faire les trois catégories d'archives définies par le code du patrimoine :

• les archives courantes, par exemple les données relatives à un client dans le cadre d'un contrat ;
• les archives intermédiaires, qui présentent un intérêt administratif pour les services concernés : leur durée de conservation est fixée par les règles de prescription applicables ;
• les archives définitives, qui ont un intérêt strictement historique, scientifique ou statistique : elles peuvent être conservées indéfiniment.

Les archives courantes et intermédiaires ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à leur traitement, durée précisée lors de la déclaration du fichier à la CNIL. Cela est vrai en particulier des données contenant des éléments d'identification des personnes (articles 6 et 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004). Le gestionnaire de ces données doit donc prévoir la destruction à terme de ces archives.

Les archives intermédiaires ont vocation à n'être utilisées que par certains services, par exemple par le service du contentieux. Une gestion de la sécurité d'accès doit assurer que seules des personnes autorisées ont accès à ces données.

L'archivage de courriers électroniques ou mails

L’archivage des courriers électroniques répond à différents besoins émanant tant des directions informatiques, interlocuteur clé dans la majeure partie des projets actuels, mais également des directions métiers.

Trois formes d’archivage pour les courriers électroniques sont mises en avant par plus d’une organisation sur deux. L’archivage le plus couramment constaté dans les organisations aujourd’hui peut être qualifié d’archivage « économique » et répond à des problématiques de gestion et de réduction des coûts induits par l’augmentation incessante des courriers électroniques qui génère des coûts de stockage importants et un engorgement des messageries, à des enjeux de recherche des courriers électroniques, de gains de productivité. De tels projets d’archivage sont souvent à l’initiative des directions informatiques et peuvent par la suite donner lieu à des projets d’archivage différents de la part d’autres directions au sein de l’organisation. Les deux autres formes d’archivage, davantage envisagées par les organisations que réellement déployées en ce début 2009, s’assimilent à l’archivage « réglementaire » et l’archivage « probatoire ». Assez proches l’une de l’autre, elles se différencient néanmoins par le caractère contraint de la première : l’existence d’un certain nombre de lois et de réglementations (telles que SOX, Bâle 2, etc.) oblige certaines entreprises à conserver des courriers électroniques et pièces jointes précisément identifiés (factures, fiches de paie, etc.) en cas de contrôle externe. Les directions métiers concernées (DAF, DRH, vente, etc.) sont de plus en plus demandeuses d’un tel archivage. Dans le cas de l’archivage qualifié de « probatoire », l’organisation se place davantage dans une position préventive et souhaite mettre en place les outils lui permettant en cas de litige de pouvoir identifier les pièces pour les dossiers et de pouvoir les utiliser à titre de preuve. De tels projets d’archivage sont le plus souvent entre les mains des directions juridiques.

En 2010, 35% des organisations françaises interrogées déclaraient pratiquer l’archivage de contenus à valeur probatoire. Elles devraient être 71% d'ici à l'horizon 2012.