Dématérialisation - Définition

Introduction

La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » dans une entreprise).

Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des d’informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement crée sous forme numérique et traité comme tel.

La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…).

Exemples :

• Dématérialisation des factures (invoice processing) ;
• Dématérialisation de courriers entrants ;
• Dématérialisation des flux monétaires (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule plus entre les banques mais seulement l'image chèque (image numérique). la dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'EIC (Échange d'Image Chèque)) ;
• Dématérialisation des marchés publics ;
• Dématérialisation des valeurs mobilières (compte titres).

Enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation concerne les flux de documents administratifs entre partenaires différents (relation client fournisseur par exemple). Ce terme n'est pas employé pour l'échange de documents internes aux organisations. La dématérialisation pose des questions juridiques.

Cette expression est toutefois trompeuse, car l'information de gestion, qui était stockée et diffusée sur support papier, devient stockée et diffusée sur support électronique, ce qui ne supprime pas les flux physiques de biens associés aux flux de gestion. Certaines études montrent que la dématérialisation de l'économie ne diminue pas les consommations de ressources. En réalité, dans ce processus, on ne supprime pas la matière support de l'information, on la change. La dématérialisation est à l'origine d'une croyance souvent répandue selon laquelle le passage à une économie dite de l'immatériel permettrait d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable.

Il reste que la dématérialisation, si elle est bien gérée, peut faciliter le partage d'informations et ainsi autoriser certaines synergies (par l'augmentation par exemple de la maintenabilité) dans le cadre d'une organisation.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS International :

• D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. ;
• D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier.

Dématérialisation et développement durable

La dématérialisation est souvent présentée comme un avantage en termes de développement durable, parce qu'elle permettrait de diminuer la consommation de papier, voire de passer au « zéro papier », ce qui aurait un impact environnemental positif du fait de la moindre consommation de bois et d'une moindre déforestation.

En fait, les choses ne sont pas si simples si on considère la dématérialisation comme de la simple numérisation. Le zéro papier est véridique lorsque la dématérialisation est native. C'est le cas par exemple de la réponse dématérialisée à un appel d'offre. A partir du 1^er janvier 2010, les administrations pourront exiger une réponse dématérialisée aux appels d'offre. Les dossiers sont alors créés et traités de manière totalement électronique, il n'y a jamais de production papier.

Avant la dématérialisation

Dans ce cas de figure, on n'a qu'un support d'information papier avec :

• une consommation de papier

Ressources :

** du bois et de l'énergie nécessaire à la fabrication du papier,

** ou bien du papier recyclé.

• une génération de déchets sous forme de vieux papiers

Après la dématérialisation

Dans cette situation, on a à la fois des supports d'information papier et électronique. On conserve en effet des supports d'information papier, car nous savons que l'objectif du zéro papier est un mythe.

On a donc :

• une consommation d'équipements électroniques et de services nécessaires à l'élaboration des différents logiciels nécessaires à la gestion de contenu,
• une génération de déchets sous forme de déchets électroniques,

et encore, car on continue à utiliser du papier :

• une consommation de papier (ressources bois / énergie ou papier recyclé
• une génération de déchets sous forme de vieux papiers.

Bilan global

Il est évident que la quantification des consommations de ressources et des générations de déchets dans un cas et dans l'autre n'est pas aisée.

En revanche, cette analyse qualitative permet de comprendre que la consommation de ressources naturelles et la génération de déchets ne diminuera pas forcément avec l'utilisation massive de supports d'information électroniques, d'autant plus que la dématérialisation s'accompagne le plus souvent d'une plus grande productivité et d'une augmentation des flux de biens marchands vendus (dans le cas d'une activité industrielle), donc d'une ponction accrue sur le stock de ressources naturelles.

Par ailleurs, la dématérialisation n'a aucune influence sur la qualité environnementale des produits vendus.

Il faut tenir compte dans le bilan du coût des mètres carrés économisés dans l'espace nécessaire au stockage d'information. Un stockage informatique prend moins de place qu'un stockage de dossiers papier.

Donc, d'un point de vue macroéconomique, la dématérialisation contribuera certainement à l'augmentation du produit intérieur brut, mais elle n'aura pas nécessairement un effet positif en termes de respect de l'environnement et de développement durable.

Si on prend un exemple concret, la dématérialisation des bulletins de salaire va se traduire par une augmentation des pollutions liées à la fabrication des supports de stockage (disque dur, cédérom, etc.) qui devront être capables de stocker ces informations 40 ans.

Le mythe du zéro papier

Des études montrent que la dématérialisation ne supprime pas la consommation de papier. L'emploi de l'expression dématérialisation serait une nouvelle forme du mythe du zéro papier.