Fonctions dans la maîtrise d'ouvrage - Définition

Le sponsor

Lorsque la fonction de maîtrise d'ouvrage est moins impliquée dans le projet, on parle parfois de « sponsor ». On retrouve dans cette appellation les origines du vocabulaire de maîtrise d'ouvrage : le sponsor est celui qui « paie ».
Lorsque le projet est de grande envergure et qu'il met en jeu de nombreuses directions métiers au sein de l'entreprise ou de l'organisation, le maître d'ouvrage délégué est mandaté par la direction principale de l'entreprise (la direction générale, ...) - dans ce cas, le MOAD peut s'appuyer sur des relais au sein des différentes directions métier de l'entreprise : ce sont des « sponsors ».
Dans les deux cas, le ou les sponsor(s) supervise(nt) le travail des experts métiers et entérine(nt) les décisions, arbitrages et options pris.

L’expert métier

Pour garantir la pertinence du SI, c'est-à-dire son adéquation à la pratique professionnelle, il faut recueillir une information détaillée sur les conditions pratiques du travail quotidien. Le MOAO s’adjoint à cette fin d' « experts métier » venus du terrain qui contribuent au travail de spécification et de recette. Les indications fournies par ces experts métier sont indispensables mais il faut les interpréter : les praticiens ne sont pas les mieux placés pour définir les priorités, pour distinguer l'essentiel du secondaire.

L’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO ou AMOA)

Le travail que doivent réaliser un MOAD ou un MOAO comporte des périodes de surcharge lorsqu’il faut spécifier, suivre ou recetter une importante évolution du système d'information ; lorsqu’il faut concevoir ou mettre en place des méthodes nouvelles ; lorsqu’il faut mettre en œuvre une expertise que l’entité ne possède pas.
Dans ces cas, l’entité fait appel, pour réaliser les travaux dévolus à la maîtrise d’ouvrage, à des consultants externes ou à des personnes que l'entreprise a mis à sa disposition : elles rédigent les spécifications ou documents méthodologiques, tiennent à jour les tableaux de bord, etc. On appelle ces personnes « assistants à maîtrise d’ouvrage » (AMO ou AMOA).
Elles assistent la MOA dans l'accompagnement du changement.

La coordination des maîtrises d'ouvrage

La maîtrise d'ouvrage, telle que nous l'avons définie, relève de chacun des métiers de l'entreprise : seront maîtres d'ouvrage la direction commerciale, la direction de la production, la direction technique, la direction de la recherche, et - nous l'avons vu - la direction informatique elle-même, qui est par ailleurs maître d'œuvre par rapport aux autres directions.

Cependant le système d'information concerne non pas chaque métier pris séparément, mais l'ensemble de l'entreprise. Sa cohérence exige que les divers métiers utilisent le même référentiel pour l'identification des personnes de l'entreprise, produits et clients, ainsi que pour l'organisation. Certains processus transitent d'un métier à l'autre, ce qui implique des échanges de données. Les méthodes à utiliser par les diverses maîtrises d'ouvrage sont analogues. Le poste de travail, l'informatique de communication sont partagés par tous. Enfin, la gestion du portefeuille applicatif de l'entreprise suppose un arbitrage ultime pour sélectionner, parmi les projets présentés par chaque métier, ceux qui seront effectivement réalisés.

Ces diverses questions relèvent de la responsabilité du directeur général, qui est ainsi le MOAS suprême de l'entreprise. Il est assisté par une MOAD spécifique, chargée de la coordination et de l'animation des diverses MOA. Elle assiste le DG par ses avis, ses expertises, et elle a le devoir de l'alerter lorsque des risques ou opportunités se présentent.

Les décisions essentielles concernant le SI sont prises lors de réunions du comité de direction générale, dans une configuration spécifique que l'on baptise « Comité Système d'Information » (CSI). Le CSI est composé des MOAS (c'est-à-dire du DG et des patrons des divers métiers de l'entreprise, DGA ou directeurs. Chaque MOAS est accompagné au CSI par son MOAD qui lui sert de « sherpa » : le MOAD n'a pas pouvoir de décision lors des réunions du CSI, mais son expertise s'exprime.