Introduction
Dans l'industrie des télécommunications et de la bureautique, on désigne par Communications unifiées un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d'intégrer (« unifier ») étroitement :
- Les moyens de communications interpersonnelles temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…
- Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).
- L'environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l'agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations.
Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux outils de communications tout en continuant à employer en parallèle les outils informatiques qui leurs sont nécessaires pour leur travail au quotidien.
Une interface unique intuitive pour l’accès aux services
L'utilisateur accède aux services au moyen d'une interface unique, simple et conviviale, intégrée discrètement dans son environnement de travail habituel. Cette interface prend la forme d'icones au sein par exemple de Microsoft Outlook ou d'IBM Lotus Notes, ou bien d'un "portail web" accessible à partir du navigateur internet, ou encore d'un logiciel embarqué fournissant une interface adaptée aux terminaux mobiles.
Prise en compte de la mobilité et du nomadisme
Comme indiqué plus haut, l'accès aux services se fait le plus souvent à partir de l'ordinateur de bureau ou d'un PC portable, avec parfois un certain couplage entre le PC et le poste téléphonique fixe.
Selon le produit, certaines fonctions sont parfois disponibles également pour les collaborateurs en déplacement à partir de terminaux avec interface radio data GPRS, UMTS, CDMA ou Wi-Fi tels que téléphone mobile, Smartphone ou assistant personnel (PDA).
Quels sont les principaux usages au quotidien?
La liste des fonctions disponibles varie d'un fournisseur à l'autre. En général, l'utilisateur peut effectuer les opérations suivantes, non exhaustives, à partir de son ordinateur de bureau ou de son PC portable :
- Gérer ses contacts et son agenda
- Communiquer par email
- Connaître l’état de présence d’un collègue (connecté, au téléphone, en réunion etc.)
- Initier une communication vocale ou visio, soit sur son PC directement (mode click-to) ou bien sur son poste téléphonique avec un certain niveau de couplage avec le PC (téléphonie sur le poste, services multimédia sur le PC).
- Envoyer un message texte à son interlocuteur selon sa disponibilité.
- Gérer sa joignabilité derrière un numéro d'appel unique: le portail web permet au professionnel de modifier lui même les règles d'acheminement et de présentation des appels. Par exemple de 9H00 à 17H30, faire sonner mon poste fixe, puis au bout de trois sonneries, mon téléphone mobile; de 17H30 à 9H00, réacheminer l'appel à mon domicile pour tel ou tel appelant; etc.
- Programmer des réunions, vérifier la disponibilité des invités, suivre les réponses aux invitations; Animer et participer à une réunion audio ou vidéo; Publier et modifier un document en temps réel à plusieurs.
- Consulter ses messages vocaux, les fax reçus
- Transférer rapidement et de manière sécurisée un document
- etc.
Intégration avec les applications métier
Dans certains cas, les services de communications unifiées peuvent également être intégrés avec les applications « métier » de l'entreprise, les progiciels de gestion des processus internes (ERP), de gestion de la relation client (CRM) ou de back office.