Progiciel de gestion intégré - Définition

Inconvénients

Les ERP/PGI ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

• mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;
• coût élevé - l'option fonctionnellement riche des solutions de logiciels libres si elle réduit les coûts de licence, ne supprime par les coûts d'accompagnement et de formation ;
• périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé) ;
• périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins ;
• lourdeur et rigidité de mise en œuvre ;
• difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;
• nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard de l'ERP/PGI aux besoins de l'entreprise) ;
• nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;
• nécessité d'une maintenance continue ;
• captivité vis à vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer.

Une offre intégrée apparaît avec des produits d'inspiration bureautique reposant sur les systèmes de gestion de bases de données les plus diffusées du marché : MSSQL, MySQL, Oracle, DB2. Ces produits sont généralement diffusés par des éditeurs spécialisés en Gestion de la Production. Les inconvénients cités ici sont alors moindres.

De plus, l'émergence récente de plusieurs ERP libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.

Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet ERP. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel.

Avantages

Les ERP/PGI (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

• optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
• cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;
• intégrité et unicité du Système d'information ;
• partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;
• minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;
• globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;
• diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);
• maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;

Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge :

• plusieurs entités ou organisations tel que l'AH() ;
• plusieurs associations telles que l'OAC (Conférence) ;
• plusieurs devises ;
• plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;
• plusieurs législations ;
• plusieurs plans de comptes ;
• plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.

NB  : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet de supprimer les saisies redondantes, et de partager une information plus fiable. L'utilisation d'une base de donnée unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise-à-jour constante de ces données.