Progiciel de gestion intégré - Définition

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- Introduction - Description - Inconvénients - Avantages - Impact

Introduction

Un Progiciel de gestion intégré (PGI, terme recommandé en France par la DGLFLF et au Canada par l'OQLF) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon le grand dictionnaire terminologique, un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. »

Description

Le terme ERP provient du nom des méthodes de Planification des besoins en composants suivant l'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise :

MRP1, en anglais Materials Requirements Planning (one) (litt., « planification des besoins en matières (1) ») : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point dans les années 1960 par Joseph Orlicky,
MRP2, en anglais Manufacturing Resources Planning two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (exemple : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…).

L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

Utilisation

Un ERP peut être orienté en fonction du métier de l'utilisateur. En gestion de production, un MRP constitue le module central tandis qu'une entreprise de négoce développera davantage la gestion de stock et la logistique. Il existe encore des modules de relation clients ou des modules financiers.

Véritable cerveau de l'entreprise, l'ERP permet une gestion globale et simplifiée, le choix du logiciel et la finition de l'intégration sont capitaux. Un ERP doit être personnalisé à la société, pour cela un intégrateur est souvent nécessaire pour la mise en place et le déploiement.

Données

La base de données d'un ERP contient toutes les informations nécessaires à l'entreprise, communes aux différents modules. La première table est la table des produits. Puis selon l'orientation de l'entreprise, contient les nomenclatures, les gammes, les matières premières, les capacités de production, les quantités. D'un autre côté sont gérés les clients et ou les fournisseurs, ainsi que leurs commandes ou livraisons, jusqu'aux catalogues des fournisseurs. Un troisième aspect contiendra les stocks, les durées de conservations, les délais d'acheminement des transporteurs. Enfin, mais la liste est loin d'être exhaustive, on trouve presque toujours les tables relatives aux aspects financier de l'entreprise.

Spécificité

Bien programmé et sous réserve d'accords préalables, un ERP/PGI est également capable de communiquer avec les fournisseurs afin de recommander les matières premières courantes ou avec les transporteurs. Ses échanges se font le plus souvent par messagerie.