L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de stockage ou de sauvegarde, il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer conservation.
L’archivage (L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les...) de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps (Le temps est un concept développé par l'être humain pour appréhender le...), que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en oeuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.
Il convient de bien dissocier l’archivage et la conservation :
- du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus ;
- de la sauvegarde (En informatique, la sauvegarde (backup en anglais) est l'opération qui consiste à...), qui peut être définie comme étant l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plans de reprise d'activité (Le terme d'activité peut désigner une profession.) ou de continuité (En mathématiques, la continuité est une propriété topologique d'une fonction....) d'activité - PRA/PCA). Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.
Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion (La Réunion est une île française du sud-ouest de l'océan Indien située...) en un seul fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un...) de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour (Une mise à jour, souvent abrégé en MAJ ou MàJ, est l'action qui consiste à...), au stockage ou au transfert par réseau (Un réseau informatique est un ensemble d'équipements reliés entre eux pour échanger des...).
L'archivage peut être simple (format tar, par exemple), ou bien combiné avec du compactage (tar.gz, tar.bz2, zip, rar, ace etc.)
Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données (Dans les technologies de l'information (TI), une donnée est une description élémentaire, souvent...) archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte, plutôt que dans un format natif pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel.
L'archivage électronique de documents doit être envisagé sous plusieurs angles :
N.B. Les informations qui suivent ne s'appliquent pas totalement aux archives publiques électroniques. En effet, le code du patrimoine les soumet à des obligations de conservation et de versement dans un service d'archives public. La destruction d'archives publiques sous quelque forme qu'elles se présentent sans autorisation de l'administration des archives est un délit.
D'autre part, des normes non obligatoires fournissent aux organisations une marche (La marche (le pléonasme marche à pied est également souvent utilisé) est un...) à suivre pour assurer l'archivage de ses documents :
Enfin, il faut signaler l'OAIS (Open Archive Information System), modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation longue de documents numériques. Le modèle OAIS correspond à la norme ISO 14721:2003 (Systèmes de transfert des informations et données spatiales - Système ouvert d’archivage de l’information - Modèle de référence).
La CNIL (La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est une autorité administrative...) recommande[1] aux entreprises d'adopter une politique d'archivage différenciée selon la nature des données conservées, afin de concilier les besoins d'exploitation des données avec le respect de la vie privée et le " droit à l'oubli " instauré par la loi informatique et libertés. La CNIL reprend pour ce faire les trois catégories d'archives définies par l'archivistique :
Les archives courantes et intermédiaires ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à leur traitement, durée précisée lors de la déclaration du fichier à la CNIL. Ceci est vrai en particulier des données contenant des éléments d'identification des personnes (articles 6 et 24[2] de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004). Le gestionnaire de ces données doit donc prévoir la destruction à terme de ces archives.
Les archives intermédiaires ont vocation à n'être utilisées que par certains services, par exemple par le service du contentieux. Une gestion de la sécurité d'accès doit assurer que seules des personnes autorisées ont accès à ces données (article 34[3]).
Le programme ADELE d'administration électronique emploie la norme OAIS d'archivage électronique utilisant des métadonnées.