Dématérialisation - Définition

La dématérialisation est la transformation d'un traitement de documents réels en traitement numérique.

Mais c'est avant tout une technique à laquelle est reconnue une valeur juridique.

Exemples :

• dématérialisation des factures (invoice processing) ;
• dématérialisation des flux monétaires (money processing) ;
• dématérialisation des marchés publics.
• dématérialisation des valeurs mobilières (compte titres)

Les étapes de la transformation

1. Numérisation des documents,
2. Archivage des documents numérisés,
3. Intégration des étapes de l'évolution du document,
4. Notarisation : certification des étapes de l'évolution du document.

Le vocabulaire courant

• un certificat d'identité numérique permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique),
• un horodatage, timestamp, garantit l'heure et la date à chaque étape du traitement.

Dématérialisation

• L'espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers
• L'enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Qu’est-ce qu’une facture fiscale dématérialisée ?

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.

Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:

• Nom, adresse et numéro de TVA de l’émetteur et du client
• La date de délivrance
• Un numéro unique, séquentiel et continu
• La quantité, la dénomination et le prix unitaire hors taxe des biens livrés ou des services rendus, ainsi que le taux de TVA correspondant
• Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et directement liés à l’opération
• Les montants totaux hors taxe, TTC et de TVA

Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point de vue juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).

Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.

Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message structuré, par exemple de type EDI.

Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute bien entendu la négociation commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.