Dématérialisation - Définition et Explications

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La dématérialisation est la transformation d'un traitement de documents réels en traitement numérique.

Mais c'est avant tout une technique à laquelle est reconnue une valeur juridique.

Exemples :

  • dématérialisation (La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels...) des factures (invoice processing) ;
  • dématérialisation des flux (Le mot flux (du latin fluxus, écoulement) désigne en général un ensemble d'éléments...) monétaires (money processing) ;
  • dématérialisation des marchés publics.
  • dématérialisation des valeurs mobilières (compte titres)

Les étapes de la transformation

  1. Numérisation (La numérisation est le procédé permettant la construction d'une représentation...) des documents,
  2. Archivage (L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les...) des documents numérisés,
  3. Intégration des étapes de l'évolution du document (Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d'une...),
  4. Notarisation : certification des étapes de l'évolution du document.

Le vocabulaire courant

  • un certificat d'identité numérique (Les réseaux sociaux et les blogs ont provoqué la prolifération des données personnelles sur le...) permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique),
  • un horodatage, timestamp, garantit l'heure (L’heure est une unité de mesure du temps. Le mot désigne aussi la grandeur...) et la date à chaque étape du traitement.

Dématérialisation

  • L'espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers
  • L'enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique (Une information numérique (en anglais « digital ») est une information...) qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Qu’est-ce qu’une facture fiscale dématérialisée ?

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client (Le mot client a plusieurs acceptations :) à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.

Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:

  • Nom, adresse (Les adresses forment une notion importante en communication, elles permettent à une entité de...) et numéro de TVA de l’émetteur et du client
  • La date de délivrance
  • Un numéro unique, séquentiel et continu
  • La quantité (La quantité est un terme générique de la métrologie (compte, montant) ; un scalaire,...), la dénomination et le prix unitaire hors taxe des biens livrés ou des services rendus, ainsi que le taux de TVA correspondant
  • Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et directement liés à l’opération
  • Les montants totaux hors taxe, TTC et de TVA

Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point (Graphie) de vue (La vue est le sens qui permet d'observer et d'analyser l'environnement par la réception et...) juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).

Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données (Dans les technologies de l'information (TI), une donnée est une description élémentaire, souvent...) informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier (Le papier (du latin papyrus) est une matière fabriquée à partir de fibres...), d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.

Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message (La théorie de l'information fut mise au point pour déterminer mathématiquement le taux...) structuré, par exemple de type EDI.

Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays (Pays vient du latin pagus qui désignait une subdivision territoriale et tribale d'étendue...) d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute bien entendu la négociation (La négociation est la recherche d'un accord, centrée sur des intérêts matériels ou des enjeux...) commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.

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