On nomme organisateur toute personne morale ou physique qui organise un accueil collectif de mineurs. Un organisateur peut être une association, une municipalité, un comité d'entreprise ou une entreprise.
L'organisateur doit produire, avant tout, un projet éducatif. Celui-ci explique ce que cet organisateur souhaite développer chez les mineurs qu'il va accueillir. Les raisons pour lesquelles il décidé d'organiser un ou des ACM doit transparaitre dans cet écrit. Le projet éducatif part de constats (par exemple, « entre trop d'enfants ne partent pas en vacances » ou bien « il y a un réel besoin de prise en charge des mineurs sur le territoire ») et va vers des finalités (par exemple « nous voulons que vive la démocratie dans chaque étape du développement d'un mineur »).
Une fois ce projet éducatif écrit, l'organisateur peut le transmettre au ministère de tutelle, le prévenir de l'ouverture probable d'un ou plusieurs accueils et recruter son ou ses directeurs. Ceux-ci auront pour mission d'adhérer au projet éducatif, de recruter une équipe d'animation en fonction et de rédiger le projet pédagogique.
Le directeur est responsable de la sécurité physique et affective des mineurs accueillis, de la communication avec l'organisateur, les familles et les partenaires, de la formation des animateurs stagiaires et la formation continue des animateurs non-stagiaires, et de la rédaction puis la mise en œuvre du projet pédagogique.
Le directeur a obligatoirement plus de 21 ans. C'est d'ailleurs l'âge minimal exigé pour entrer en formation BAFD.
Plusieurs titres et diplômes permettent de diriger un accueil collectif de mineurs :
L'animateur de centre de vacances et de loisirs a pour mission d'assurer la sécurité physique et affective des mineurs qu'il a en charge, d'accompagner les mineurs dans la réalisation de leurs projets, d'assurer une relation de qualité avec les mineurs, qu'elle soit collective ou individuelle et d'encadrer et animer la vie quotidienne et les activités. Ensemble, les animateurs forment avec le directeur l'équipe pédagogique qui se donne pour mission de mettre en œuvre le projet pédagogique
Le diplôme spécifique à l'animation volontaire est le BAFA mais celui-ci ne permet d'encadrer, en théorie, que durant moins de 80 journées. D'autres titres et diplômes permettent d'animer un accueil collectif de mineurs :
Il est également possible d'exercer les fonctions d'animateur sans diplôme relatif à l'animation, et ce dès l'âge de 16 ans. On entre alors dans la catégorie des personnes sans qualification.
Les taux d'encadrement sont fixés par le code de l'action sociale et des familles. Ils concernent la proportion de personnes diplômées et le nombre d'adultes présents en fonction du nombre d'enfants. Ceci ne s'applique que dans les accueils de loisirs et les séjours de vacances.
Une équipe doit être composée de :
C'est au directeur de veiller à ce que ce premier taux soit honoré. Dans le cas inverse, il s'expose à de graves sanctions financières.
Enfin, le nombre d'animateurs doit être calculé au minimum en fonction de ces critères :
Ce sont les taux à minima ce qui signifie qu'il est préférable d'embaucher davantage d'animateurs. De plus, ce taux n'est à honorer que sur le papier. Dans la pratique, c'est à l'équipe de choisir un mode de fonctionnement adapté. A titre d'exemple : quand un enfant va aux toilettes, il ne doit pas forcément être accompagné d'un animateur... ni de 7 autres enfants pour être sûr d'honorer le taux d'encadrement. Quand une activité bricolage est mise en place (avec maniement d'outils tels la scie, le marteau, la lime...), il est préférable d'accueillir un groupe réduit autour d'un seul animateur. Et à l'inverse, lors d'un jeu de terrain, un seul animateur suffit pour animer un jeu avec une vingtaine d'enfants.
Certaines activités (notamment la piscine), réclament un taux d'encadrement spécifique que l'on ne peut pas outrepasser.
Dans l'exemple de la piscine, il faut s'assurer de disposer d'un surveillant de baignade (soit un maître nageur sauveteur dans une piscine soit un responsable de sécurité maritime sur une plage soit un animateur titulaire d'un titre ou diplôme autorisant la surveillance de baignades) et d'1 animateur pour 5 enfants de moins de 6 ans ou 1 animateur pour 8 enfants de 6 ans et plus. Ici, les animateurs doivent être présents dans l'eau et en nombre suffisant avec les enfants.