Microsoft Access - Définition

Introduction

Microsoft Access
Développeur	Microsoft
Dernière version	2010 en juillet 2010 [+/−]
Environnement	Microsoft Windows
Type	SGBD
Licence	Propriétaire
Site Web	office.microsoft.com
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Microsoft Access ou MS Access (officiellement Microsoft Office Access) est un L4G édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique MS Office Pro.

MS Access est composé de trois programmes : le moteur de base de données Microsoft Jet, un éditeur graphique, et le langage de programmation Visual Basic. Les trois ne sont pas séparables.

Principales caractéristiques du produit

MS Access est un logiciel utilisant des fichiers au format Access (extension de fichier mdb pour Microsoft DataBase (extension *.accdb depuis la version 2007)). Il est compatible avec les requêtes SQL (sous certaines restrictions) et dispose d'une interface graphique pour saisir les requêtes (QBE - Query par exemple). Il permet aussi de configurer, avec des assistants ou librement, des formulaires et sous-formulaires de saisie, des états imprimables (avec regroupements de données selon divers critères et des totalisations, sous-totalisations, conditionnelles ou non), des pages html liées aux données d'une base, des macros et des modules VBA.

Comme beaucoup de systèmes de gestion de base de données relationnelles, ses données peuvent être utilisées dans des programmes écrits dans divers langages.

Les langages couramment utilisés avec Access sont le Visual Basic for Application (VBA) et les langages qui disposent de modules d'accès aux données pour les fichiers .mdb : Delphi de Borland, Visual Basic, C++ sous Visual Studio de Microsoft par exemple. VBA, intégré à Access comme à toutes les applications de la suite Microsoft Office, permet de créer des applications de gestion complètes, livrées avec un programme d'installation qui gère automatiquement la mise en place éventuelle d'un runtime d'Access, et dont le code source est protégé dans une version semi-exécutable des fichiers (mde). Il est en effet possible (et conseillé) d'installer un fichier mdb, contenant les tables de données, sur un serveur (ou un poste de réseau poste à poste dédié comme tel) et des fichiers mdb (ou mde) contenant tous les éléments de l'application sur les postes client. Cette séparation permet le déploiement de mises à jours de la partie applicative sans avoir à transvaser les données existantes d'une base à une autre. Dans ce cas, les fichiers clients sont « attachés » aux tables du fichier « mdb » installé sur le poste serveur. Sur ce plan, Access est donc très simple à déployer car il n'a pas besoin de service serveur comme MySQL, Oracle, PosteGRE, etc. D'un côté comme de l'autre, ce fichier étant un conteneur, il faudra s'assurer se sa viabilité. En effet, au moindre défaut du fichier (défaut d'écriture disque, etc.) les chances de perte de l'application ou des données sont très grandes et la réparation automatique du fichier conteneur tiendra presque du miracle. Un modèle de sauvegarde est donc fortement recommandé quelle que soit l'utilisation d'une base Access.

D'après Microsoft, MS Access supporterait des configurations de 256 postes. Mais en pratique, pour une utilisation confortable, MS Access serait limité à une vingtaine d'utilisateurs simultanés, les échanges réseaux étant 10 à 20 fois plus gourmands en ressources qu'avec Microsoft SQL Server par exemple. En effet chaque application Access aura accès au fichier de données à travers le réseau sans passer par une application serveur qui limite le flux de données au strict nécessaire suivant la requête exécutée. Le confort d'utilisation de MS Access en réseau peut-être considérablement accru quand on utilise judicieusement les requètes de type Snapshot (lecture seule, modifications ultérieures non visibles) et les requètes de type Dynaset (lecture-écriture) qui sont beaucoup plus gourmandes en ressources réseau. Ces perfectionnements ne permettent pas de dépasser pratiquement une quarantaine d'utilisateurs en simultané. Il est important de noter que ces caractéristiques conviennent largement à la plupart des petites et moyennes entreprises.

D'un point de vue concret Access (avec ses versions 2000 à 2003) convient bien à des applications faisant intervenir jusqu’à une centaine de tables (principales et de jointures / relations) avec un maximum pratique de 100 000 enregistrements pour les tables principales et de 1 000 000 d’enregistrements pour les tables de jointures (appelées aussi tables de liaisons ou de relations).

Pour une utilisation de plus grande envergure, il peut servir de client pour un serveur de bases de données (comme SQL Server, Oracle, MySQL, etc.) via ODBC ou OLE DB, on parle d'utilisation frontale. Si Access est limité en nombre d'utilisateurs, il peut par contre gérer, sur de petits réseaux locaux de bonne qualité technique, des quantités d'informations qui vont bien au-delà des besoins de beaucoup d'organismes. Exemples : une base de données des pièces automobiles de toutes les marques pour des garages, ou une comptabilité de PME sur un seul site, mais autorisant des consolidations de plusieurs sites autonomes.

Les données d'Access sont facilement exploitables dans les publipostages de Word et les tableaux Excel. Réciproquement les feuilles de données d'Excel peuvent être « attachées », comme une des tables de la base de données ou importées ponctuellement dans une table Access.

Par le biais du langage de programmation VBA il est possible, depuis l'intérieur d'Access, de construire ou de modifier tout type de tableaux Excel, puis de traiter et transférer les informations adéquat de la base de données vers ce même tableur. Attention une fois Excel lancé depuis Access, il faut le fermer proprement. Sinon l'application peut continuer à tourner en tâche de fond, sans être visible de l'utilisateur.

Les bases de données produites par Access restent accessibles à tous les langages de programmation qui permettent une connexion à une base ODBC, c'est le cas par exemple sous Java en se servant de la passerelle JDBC-ODBC de Sun.