Espace numérique de travail - Définition

Objectifs principaux

Ils sont nombreux :

• moderniser en permettant à chaque agent de mieux piloter son système d'information (pour manager, gérer, enseigner, etc.) ;
• moderniser le service public en offrant à tous les usagers et à leurs familles des services numériques pour apprendre ou accompagner la scolarité de leurs enfants ;
• familiariser les élèves avec des usages des technologies qui non seulement leur permettent de mieux apprendre mais encore de mieux comprendre la société de la connaissance dans laquelle ils auront à prendre place ;
• rendre possible par tous et pour tous le recours à des formes d’enseignement et d’apprentissage alternatives.

Fonctions et usages

Les ENT s’adressent à l’ensemble de la communauté éducative, lesquels peuvent également inviter des usagers externes à l’établissement.

Les utilisateurs ont accès à des services vie scolaire (emploi du temps de la classe, consultation et gestion des notes, autoévaluation, relations avec les parents…), la vie de l’établissement (voyages scolaires, activités associatives et périscolaires…) et les relations pédagogiques entre enseignants et élèves (mise à disposition de ressources pédagogiques, tutorat, gestion du B2i, cahier de texte de la classe, enseignement à distance…). Ils ont également des services de base, tels que la mise à disposition d’outils de communication (courrier électroniques, forums de discussions…), la possibilité de consulter les annuaires de l’établissement et de l’académie, l’accès à un carnet d’adresses, la mise à disposition d’un espace de stockage de fichiers privés, d’un agenda personnel, etc.

De nombreuses initiatives autour d'outils apportant une ou plusieurs de ces fonctions sans être complètement un ENT ont permis de faire naitre des usages innovants. Ils se révèlent très utiles et facilitent le travail d'accompagnement du changement nécessaire au moment du déploiement de l'ENT.

Moyens à mettre en œuvre

L’intégration d’un ENT dans un établissement scolaire pose la question des moyens à mettre en œuvre pour la réussite d’un tel projet. Des moyens techniques, humains, juridiques et financiers doivent venir répondre aux questions soulevées.
Du point de vue technique, il s’agit tout d’abord d’assurer l’équipement des établissements, c’est-à-dire le renforcement des parcs informatiques et le bon fonctionnement des réseaux. Ensuite, la mise en place d’un ENT se traduit concrètement par la possibilité d'accéder à une plate-forme commune, et la distribution des comptes d’utilisateurs. Enfin, il faut mettre en place une structure d’assistance et de maintenance aux utilisateurs.

Il existe à ce titre plusieurs façons de déployer un ENT  :

• En déployant une plateforme centralisée (le plus souvent en ASP (Application Service Provider : il s'agit du mode hébergé, l'établissement scolaire laisse le côté technique au prestataire de services (Voir article du CNPD sur "l'Intranet s'en mèle" : SommaireArticle sur Netasp). Cette solution est certainement la plus exigeante dans la mesure où l'ensemble des membres de la communauté scolaire réclament une qualité de service équivalente à celle qui sont offerts dans la sphère privée. Les coûts financiers de cette qualité de service ne pouvant être financés par la publicité ou l'exploitation des données personnelles, d'autres sources de financement doivent être trouvées. Les collectivités locales sont généralement celles qui assurent ce financement. Une étude réalisée par la Caisse des Dépôts à ce sujet ([1]) montre que des économies liées notamment à la dématérialisation des échanges peuvent compenser les coûts de l'ENT.

• En local, très pénalisant pour l'interopérabilité avec d'autres solutions et exigeant l'intervention d'un technicien, la mise à disposition d'une salle des machines avec serveurs, des solutions de sauvegardes, etc. Pour les établissements, c'est l'assurance de tout contrôler mais cela a un coût "humain" élevé (souvent lié en partie au bénévolat), limite la qualité de service (en soirée, les week-ends et durant les vacances) et comporte des risques juridiques importants pour les chefs d'établissement sur des sujets aussi sensibles que l'exploitation des données personnelles, la sauvegarde des données, etc.

Les moyens humains se traduisent avant tout par la pleine participation de l’ensemble des acteurs à la conception de l’ENT de l’établissement : les partenaires (Éducation Nationale, collectivités locales, éditeurs, partenaires privés…) comme les utilisateurs (personnels de l’établissement, élèves, parents). Il faut ensuite assurer la formation des utilisateurs aux fonctionnalités d’un ENT pour l’intégration la plus efficace possible de ce nouvel outil. Il faut enfin mettre en place une structure d’échange et de mutualisation pour permettre aux acteurs de collaborer et de partager les différentes expériences.

Sur le plan juridique, il s’agit de mettre en place trois grands moyens. Tout d’abord, face aux morcellements des responsabilités (par exemple : les collectivités territoriales sont responsables de l’équipement et de son financement, alors que l’Éducation Nationale a en charge la dimension pédagogique et la formation des enseignants), il faut mettre en place un partenariat formalisé entre les différents acteurs pour avoir une vision globale du projet ENT. Il s’agit ensuite d’acquérir par appel d'offres les droits d’auteurs et les licences d’utilisation des ressources pédagogiques ou administratives et des logiciels. Enfin, la définition de règles communes de fonctionnement et la rédaction d’une charte d’utilisation sont indispensables afin de contrôler l'utilisation qui est faite des données personnelles.

Quant aux moyens financiers, ils doivent être affectés à trois domaines principaux : l’équipement des établissements, l’assistance et la maintenance et l’acquisition des droits et des licences d’utilisation. L'utilisation de logiciels libres permet de limiter le budget à la maintenance du matériel, mais demande de financer une communauté de développeurs assez conséquente pour disposer d'une qualité de service optimum et fédérer les différentes contributions.