Gestion électronique des documents
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Définitions

Qu’est-ce qu’un document électronique ?

C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par exemple : fichier des patients d'un médecin, ...), un écrit électronique, etc. Rappelons qu’un écrit électronique est tout (Le tout compris comme ensemble de ce qui existe est souvent interprété comme le monde ou l'univers.) équivalent d’un écrit papier (Le papier (du latin papyrus) est une matière fabriquée à partir de fibres cellulosiques végétales et animales. Il se présente sous forme de feuilles minces et est considéré comme un...) dont la création est réalisée sur ordinateur (Un ordinateur est une machine dotée d'une unité de traitement lui permettant d'exécuter des programmes enregistrés. C'est un ensemble de...). Il apparaît donc qu’un document (Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d'une information.) électronique permet de séparer les caractéristiques d’un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture (L’architecture peut se définir comme l’art de bâtir des édifices.), offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?), abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition (En général l'acquisition est l'action qui consiste à obtenir une information ou à acquérir un bien.), classement, stockage, archivage (L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de stockage ou de sauvegarde, il...) des documents. Exemple d’utilisation : la numérisation (La numérisation est le procédé permettant la construction d'une représentation discrète d'un objet du monde réel.) de masse (Le terme masse est utilisé pour désigner deux grandeurs attachées à un corps : l'une quantifie l'inertie du corps (la masse...) de documents papiers. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie (La vie est le nom donné :) du document.

Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un produit, d'une information), voire de « vaporisation »...) des documents. La GED permet un gain de temps (Le temps est un concept développé par l'être humain pour appréhender le changement dans le monde.) et d'argent (L’argent ou argent métal est un élément chimique de symbole Ag — du latin Argentum — et de numéro atomique 47.) énorme pour les organisations. En effet, la GED permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le "volume (Le volume, en sciences physiques ou mathématiques, est une grandeur qui mesure l'extension d'un objet ou d'une partie de l'espace.) papier".

[Etape 1] Acquisition des documents

La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par:

  • L'intégration de documents papiers existants: c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie (Le mot technologie possède deux acceptions de fait :) de RAD (L'abréviation rad désigne habituellement le radian, une unité d'angle.). Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.
  • L'intégration de documents electroniques existants: Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, ... Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
  • La production de documents électroniques: elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel (En informatique, un logiciel est un ensemble d'informations relatives à des traitements effectués automatiquement par un appareil informatique. Y sont inclus les instructions de traitement, regroupées sous forme de programmes, des...) d'informatique (L´informatique - contraction d´information et automatique - est le domaine d'activité scientifique, technique et industriel en rapport avec le traitement automatique de l'information par des...) de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil (Un outil est un objet finalisé utilisé par un être vivant dans le but d'augmenter son efficacité naturelle dans l'action. Cette augmentation se traduit par la simplification des actions entreprises, par une plus grande...).
  • L'échange de documents électronique: il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Echange de Données (Dans les technologies de l'information (TI), une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d'une chose, d'une transaction d'affaire, d'un événement, etc.) Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données (Le format des données est la manière utilisée en informatique pour représenter des données sous forme de nombres binaires. C'est une convention (éventuellement normalisée) utilisée pour représenter des données,...) normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer (Le genre Passer a été créé par le zoologiste français Mathurin Jacques Brisson (1723-1806) en 1760.) par une chaîne (Le mot chaîne peut avoir plusieurs significations :) de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité (En météorologie, la visibilité est la distance à laquelle il est possible de distinguer clairement un objet, quelle que soit l'heure. On peut mesurer la visibilité horizontale et...) du document.

[Etape 2] Classement des documents

la deuxième étape de la GED est d'indexer les divers documents. L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue (La vue est le sens qui permet d'observer et d'analyser l'environnement par la réception et l'interprétation des rayonnements lumineux.) de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre:

  • l'indexation par type offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre (La notion de nombre en linguistique est traitée à l’article « Nombre grammatical ».) d'outils de recherche (La recherche scientifique désigne en premier lieu l’ensemble des actions entreprises en vue de produire et de développer les connaissances...).
  • l'indexation par concepts ou mots-clés qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur (Un concepteur est une personne qui imagine et réalise quelque chose. Ce mot vient du verbe concevoir.) du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.

[Etape 3] Stockage des documents

La troisème étape de la GED consiste à stocker les documents. C'est une phase (Le mot phase peut avoir plusieurs significations, il employé dans plusieurs domaines et principalement en physique :) tout aussi importante car ce serait une entreprise risquée de mettre en place un outil de GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des documents. Les problématiques sont les suivantes:

  • Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence (En physique, la fréquence désigne en général la mesure du nombre de fois qu'un phénomène périodique se reproduit par unité de temps. Ainsi lorsqu'on emploie le...) de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable.
  • L'organisation (Une organisation est) du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo (La vidéo regroupe l'ensemble des techniques, technologie, permettant l'enregistrement ainsi que la restitution d'images animées, accompagnées ou non de son, sur un support adapté à l'électronique et non de type...), image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
  • La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives.
  • Archivage légal et open source les notions de pérennité du document et d'open source peuvent être liées. Un sytème d'archivage électronique (L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de stockage ou de sauvegarde, il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les...) propriétaire n'est pas certain de permettre une exploitation de stockage pérenne sur du très long terme. Un système de GED en licence libre se révèle plus adéquat si l'on désire archiver électroniquement ses documents dans le temps, même si l'éditeur de la solution est amené à disparaitre, la communauté open source peut continuer à maintenir et porter le projet (Un projet est un engagement irréversible de résultat incertain, non reproductible a priori à l’identique, nécessitant le concours et l’intégration...). Voici une liste des plateformes de GED disponibles en open source :
 
 * Alfresco 
 * Maarch 
 * Nuxeo 
 

[Etape 4] Diffusion des documents

La quatrième étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l'internet (Internet est le réseau informatique mondial qui rend accessibles au public des services variés comme le courrier électronique, la messagerie instantanée et le World Wide Web, en...) ou l'intranet.

Conclusion

Bien que la gestion électronique des documents soit coûteuse, elle permet de gagner un temps énorme. Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas peut relever d'une stratégie (La stratégie - du grec stratos qui signifie « armée » et ageîn qui signifie « conduire » - est :) d'entreprise. En effet, même si la GED favorise le travail collaboratif (Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c'est-à-dire qu'il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à...) elle peut s'avérer être une perte financière énorme pour les petites, moyennes et grandes organisations, qui ne l'envisageraient que sous l'angle (En géométrie, la notion générale d'angle se décline en plusieurs concepts apparentés.) "logiciel".

La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif).

C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit "seul " qui ne sert que de "support" à cette "méthode". Pour être correctement appliqué et efficace toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget (Un budget est un document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses.) "prestation d'accompagnement et de mise en œuvre" en rapport avec l’investissement "logiciel"…

Toutefois, une rétrospective s'impose: Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l'Egypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier(plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d'opportunités de stockage, de partage, de copie, etc. Pourquoi ne devrions nous pas alors, pour les même raisons, adopter l'électronique? A cette dernière question les entreprises n'ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d'où toute cette ruée vers les outils de GED.

Plus prosaïquement, c'est l'enjeu économique réel d'amélioration de leur rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre (Un chiffre est un symbole utilisé pour représenter les nombres.) d'affaire) que représente la GED pour toute entreprise qui constitue le moteur (Un moteur (du latin mōtor : « celui qui remue ») est un dispositif qui déplace de la matière en apportant de la puissance. Il effectue ce...) de cette ruée.

Bien que encore peu connu de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE cet enjeu économique stratégique découle du cout de la composante* dites "papier" dans une entreprise.

  • composante= traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...
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