Gestion électronique des documents - Définition

Définitions

Qu’est-ce qu’un document électronique ?

C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu’un écrit électronique est tout équivalent d’un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu’un document électronique permet de séparer les caractéristiques d’un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.

Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. La GED permet un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, la GED permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le "volume papier".

[Etape 1] Acquisition des documents

La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par:

• L'intégration de documents papiers existants: c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD. Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.

• L'intégration de documents electroniques existants: Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, ... Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.

• La production de documents électroniques: elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.

• L'échange de documents électronique: il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Echange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

[Etape 2] Classement des documents

la deuxième étape de la GED est d'indexer les divers documents. L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre:

• l'indexation par type offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche.

• l'indexation par concepts ou mots-clés qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.

[Etape 3] Stockage des documents

La troisème étape de la GED consiste à stocker les documents. C'est une phase tout aussi importante car ce serait une entreprise risquée de mettre en place un outil de GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des documents. Les problématiques sont les suivantes:

• Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable.

• L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.

• La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives.

• Archivage légal et open source les notions de pérennité du document et d'open source peuvent être liées. Un sytème d'archivage électronique propriétaire n'est pas certain de permettre une exploitation de stockage pérenne sur du très long terme. Un système de GED en licence libre se révèle plus adéquat si l'on désire archiver électroniquement ses documents dans le temps, même si l'éditeur de la solution est amené à disparaitre, la communauté open source peut continuer à maintenir et porter le projet. Voici une liste des plateformes de GED disponibles en open source :

* Alfresco
* Maarch
* Nuxeo

[Etape 4] Diffusion des documents

La quatrième étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet.

Conclusion

Bien que la gestion électronique des documents soit coûteuse, elle permet de gagner un temps énorme. Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas peut relever d'une stratégie d'entreprise. En effet, même si la GED favorise le travail collaboratif elle peut s'avérer être une perte financière énorme pour les petites, moyennes et grandes organisations, qui ne l'envisageraient que sous l'angle "logiciel".

La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif).

C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit "seul " qui ne sert que de "support" à cette "méthode". Pour être correctement appliqué et efficace toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget "prestation d'accompagnement et de mise en œuvre" en rapport avec l’investissement "logiciel"…

Toutefois, une rétrospective s'impose: Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l'Egypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier(plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d'opportunités de stockage, de partage, de copie, etc. Pourquoi ne devrions nous pas alors, pour les même raisons, adopter l'électronique? A cette dernière question les entreprises n'ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d'où toute cette ruée vers les outils de GED.

Plus prosaïquement, c'est l'enjeu économique réel d'amélioration de leur rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre d'affaire) que représente la GED pour toute entreprise qui constitue le moteur de cette ruée.

Bien que encore peu connu de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE cet enjeu économique stratégique découle du cout de la composante* dites "papier" dans une entreprise.

• composante= traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...